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展示会は、生き物ぞ。初めて展示会へ出展する担当者へ送る、失敗しない展示会への準備方法

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投稿者:横川

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こんにちわ。引越しラクっとNAVIの横川です。

今日は、展示会へ出展するさい、どんな流れで、どんな準備をしたらいいのかをご紹介してみたいと思います。展示会に出展だなんて、自分には関係ないなーと思いますよね?でも、大なり小なり、展示会の機会ってあると思うんです。

例えば、フリーマーケットも、いわば自分の所持品を持っていく展示会的なものですし、個人でアクセサリーなどを製作している人も、個人ブースで展示会に出展することって、あると思います。

まあ、そのあたりだと、あまり参考にならないかもしれませんが、今回はビッグサイトへ出展する場合の一連の流れをご紹介してみます。もし、あなたが展示会の担当者になって、どうしたらいいのか?と悩んだら、このエントリーが役に立つかもしれませんよ。

場所取り

まずは、何をおいても、場所取りです。ブース出展の位置ですね。希望の場所を指定した後に抽選する方式や、そもそも出展位置は決めることができず、主催者が差配する方式など、イベントによって手配方法が変わります。

この辺りは、主催側の言いなりになるしかありませんが、主催者側が決める方式ならば、何年も連続で出展したり、大きめのブースを出展すると、優遇されやすいです。ビジネスですからね。

当然ですが、いい場所からどんどん埋まりますので、出展を迷っているうちに、ライバル企業がいい場所を取っちゃう!なんてこともありえます。

お花見もそうだと思いますが、場所取りは初動が重要ですので、展示会を任された瞬間に、場所取りを始めましょう。ちなみに、来年のオフィスサービスエキスポの場所取りが始まっています。新卒採用と同じで、どんどん前倒しになっているんですよね・・・なんとかならんかなこれ。

ブース設営

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ブースについては、主催側が作ってくれる、標準ブースと、自分たちで作るオリジナルブースの2種類に分かれます。

当然ですが、お値段が違います。展示会や、サイズにもよりますが、上の写真のような標準タイプの展示ブースで、20万〜30万円(ブース代、机、椅子、名刺受けなど全部セット、場所代は含まず)くらいが一般的です。

初めての出展の場合、どの程度の反響が見込めるのかわからないので、標準ブースで十分だと思います。もちろん、お金をかければかけるほど、見栄えのいいブースが出来上がりますので、それでもいいと思います。

ですが、見てもらったらわかると思いますが、ちょっとチープな感じもしますよね。せっかくだから、人目につきたい。そんな時は、オリジナリティ溢れるブースを自作することになります。

オリジナルブースの場合

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(一番上の、イメージ図がこんな感じになります)

オリジナルブースの場合、イメージ図を業者さんに作ってもらって、そこからデザインを決めていきます。

ある程度の予算の中で、どこまで何を優先していくのか。担当者とのせめぎ合いです。

ブース設営業者のデザインがしっくりこない場合は、デザインだけを、いつもお願いしているデザイン会社へお願いしたり、社内のデザインチームにお願いすることもできます。

ブースの設営会社は、PRのプロではないので、あくまで制作会社と割り切った方がいいと思います。どうやったら、来場者を増やすことかできるのか?どうやったら、歩く人の気持ちをつなぎとめることができるのか?これを制作会社に聞いても、十分な回答は得られないでしょう。

ざっくりとした予算感でいうと、標準ブースの、3〜5倍程度を見込んでおきましょう。これも、何をどうするかによるので、一概には言えませんが、予算感的には、そんなものです。

そして、ブースは基本的に、使い捨て です。毎回毎回、展示会場で組んだものを捨てます。パネルなど、他でも使えそうなものをもらうことはできます。ですが、ブースの看板など、もらっても置き場所に困るものは、基本的には使い捨てて、次のイベントでまた作ることになります。

僕たちは、今年の秋にも同じようなイベントがあるので、使いまわせるものは、使いまわす予定です。

販促物を準備する

展示会の期間中、来場者へ説明、紹介するための資料を用意します。会場に来る、99%の人は、あなたのブースが目的ではありません。ほとんどの人は、何かしらの気になる事象があって、足を運んで、ついでに見て回ってあなたのブースを発見するのです。

ですから、本格的な提案資料なんか、意味がありません。必要なのは、キャッチーで、分かりやすいペライチの紹介資料です。

展示会場で、座って説明を聞いてくれるなんて、本当、一握りの人なんです。そんな一握りの人たちに、満足してもらえるような資料も少なからず用意をしつつ、たくさんの人に、配って後で問い合わせがもらえるような、チラシをしっかりと、用意しましょう。パンフレットが、それに代用できるならば、それでもいいと思います。

予算に余裕があれば準備したいヒトやモノ

ここから先は、ある程度、予算に応じてという感じになると思います。

 

イベントコンパニオン

男のロマンとも言える、イベントコンパニオン。できれば、呼びたいですよね。担当者なら、否が応でも窓口になるわけですし。

会社の経費を使った、キャ○クラ状態とも言えます。まあ、業務ですが。。。とはいえ、一握りの大手企業以外は、あまり用意していません。基本的には、従業員でまかなうことが多いと思います。

僕たちも従業員オンリーですので、イベントコンパニオンに期待しての来場はご勘弁ください(笑)

 

ユニフォーム

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これは、オススメしたいプラスアルファです。ユニフォームがあることで、イベントブースの統一感を出すことができます。

もし、イベントコンパニオンを呼ぶならば、コンパニオンの衣装と、合わせることで、さらなる一体感を出すことができます。

また、ビジュアル的な一体感もそうですが、展示会で稼働してくれる従業員の一体感も出せると思います。

Tシャツタイプでもいいですし、この時期ならばポロシャツでもいいと思います。ちなみに、僕たちは、冒頭のポロシャツで今年は勝負です。

 

ノベルティ

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(去年の展示会でもらったノベルティ、携帯トイレ)

自社の商品がそのままノベルティとして、来場者へお渡しできるならば、素晴らしいことだと思います。過去にもらったノベルティで今でも記憶にあるのは、携帯トイレでした。

とはいえ、サービスを紹介したい企業の場合、ノベルティとしては難しいですよね?そんな時は、サービスの無料チケットという方法や、そもそも全く関係ないものでもいいと思います。

僕たちの過去の例でいうと、
・サービス名の入ったボールペン(ありきたり)
・サービス名の入ったウェットティッシュ
・サービス名の入ったマウスパッド
あたりを配ったことがあります。

今年は?是非とも、ご来場ください。過去一番のニーズに即したノベルティをお渡しできますよ!

展示会ならではの、気をつける点

ノベルティや、自社商品でも、飲食物を提供する場合は、気をつけましょう。特にこれからの時期は、暑いので衛生的な問題が発生します。場合によっては、保健所へ届け出なくてはならないケースもありますので、十分に気をつけましょう。商談の際の、湯茶を提供する程度であれば、特に保健所への申請は不要です。

また、イベントごとに、様々な申請書類が必要になります。例えば、電力を使用する場合は、申請書が必要になって、何処の位置にコンセントを出して欲しい。といった要望を出しておくことが必要になります。

他にも、搬入用に車を使う場合は、車両進入の申請書が必要になりますし、インターネットを利用しようとする場合、会場は無線でもいいのですが、いろんな人たちが、無線接続をしているので、混線が予想されます。

そんな時は、前もって、会場の光回線をブースまで引き込んでもらうことをお勧めしますが、3日間の利用で、約15,000円程度かかりますので、普通の光回線を引く感覚よりも、料金はかかるので気をつけましょう。ウェブサービスを紹介する企業は、ネットへの接続が必須だと思うので、絶対に頼んでおきたい事前準備ですよ。

まとめ

他にも、会期の前に乗り込んで、ブース設営の立会いと最終チェック、物品納入、会期後の搬出、会期後の打ち上げ手配、会期後の営業活動、会期後のイベント報告、会期中の来場者状況、など、やることは山積みです。

特に、ビックサイト周辺で打ち上げを考えている人は、早めにお店を抑えておきましょう、お店の数が限られていますので、早めの準備が必要です。

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展示会は、生き物です。どういうことか、過去の例でいうと、僕たちのブースの前にいた別の会社のブースが閑古鳥が泣いていました。3日間の会期の中で、2日目までは開店休業状態でしたが、3日目にテレビモニターを持ち込んで、映像を流し始めたところ、人が立ち寄り始めたこともありました。

あとは、純粋にカワイイ子が立っていると、おじさん達は足を止めてくれます。悲しい男のサガですね(笑)

何処の企業も、1日目の反省点を活かして、2日目に繋げますし、2日目の反省点を活かして3日目に繋げています。繰り返しますが、展示会は生き物ですから、常に変化し続けます。その変化に追従して、むしろ変化を楽しんで、成果をあげることができるように集中しましょう。

結構なお金もかかっていますしね!

持ち込む機材は、しっかりと動作確認をしましょう。
現地で組み立てた機材も、動作確認をしましょう。
ウェブサービスも接続ができるのか、確認しましょう。
映像は、音声が問題なく出るのか?ボリュームチェックも含めて、動作確認をしましょう。
名刺は十分に足りているのか?
販促物は十分に足りているのか?
特に、遠方から展示会場へ出張する場合は、忘れ物が許されないので、注意しましょう。

本日は、以上です。

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