転勤の辞令が出ると、職場でも家庭でもやることがたくさんで、バタバタしてしまいますよね。でも、取引先やお世話になった人への挨拶はお忘れなく。社外にも社内にもきちんとした挨拶をしておけば、ビジネスパーソンとしての印象もよく、仕事の引継ぎもスムーズにできます。今回は、そんな正しい転勤の挨拶についてまとめました。
転勤の挨拶、大事な取引先には“直接会って”がベター
転勤の挨拶というと、直接会いにいくか、ハガキで挨拶状を出すか、メールで挨拶をするか、まず悩んでしまいますよね。転勤の挨拶でもっとも優先すべきは、会社にとって大事な取引先。後任者への引継ぎもあるため、直接会いにいって挨拶するのがベターです。
正式に転勤の辞令が出たら、なるべく早く、電話やメールで転勤になる旨を伝えます。そして、訪問のアポイントを取り、後任者を同行して会いにいくとスマートです。取引先以外でも、特にお世話になった相手には、直接会って挨拶をするといいでしょう。
いまどきの転勤の挨拶は、メールでも失礼にならない
社外・社内に関わらず、一昔前の転勤の挨拶は、直接会いにいくか、ハガキで挨拶状を出すのが一般的でした。しかし、昨今は大事な取引先など一部の例外を除き、メールで転勤の挨拶をしても、失礼だと思われないケースがほとんど。むしろ、メールで異動先の部署名や連絡先を送られたほうが、コピー＆ペーストでミスなくアドレス帳を修正できるなど、確認や管理が簡単で、喜ばれることさえあるようです。
では、メールで挨拶をする場合、どんなところに注意したらいいのでしょうか。転勤の挨拶メールのポイントを紹介します。
転勤の挨拶メールを出すのは、正式な辞令が出てから
通常、転勤の辞令は、はじめに本人だけに内示が出て、その後に正式な辞令が出ます。正式な辞令が出るまでは、社外・社内に関わらず、混乱を避けるためにも転勤の挨拶メールを出すのは控えましょう。
辞令が出て上司の許可が下りたら、社外でも社内でも、頻繁にやり取りのある相手から優先してメールを出します。ほかの人から「転勤になるらしい」などと間接的に聞くと「私だけ知らされていなかった」とモヤモヤしてしまうもの。本人から直接聞いたほうが、印象がいいですよね。
仕事の引継ぎなどで慌ただしい時期ですが、転勤の挨拶はあとまわしにしないで、早めにメールを出すよう心がけましょう。直接やり取りがなかった相手にも、転勤の2～3日前までを目安にメールを出すのが基本です。
異動先、後任者の名前は必須！必要な情報を明記する
転勤の挨拶メールでは、必要な情報をきちんと相手に伝えることが大切です。異動先の新しい部署と連絡先、異動日、後任者の名前や連絡先など、今後の相手の仕事に支障が出ないように忘れずに伝えましょう。
後任者に取引先担当者の情報を引き継ぐのは当然ですが、取引先の担当者に対しても、後任者がどんな人物か、社内での評判や人柄の紹介をしたり、後任者との間でしっかり引継ぎしている旨を伝えるのもおすすめです。相手は安心して今後の仕事のやり取りをイメージしやすく、後任者も仕事がしやすくなるはずです。
一斉送信のメールには、お詫びのひと言を添える
メールは、ひとりずつ個別に送るのが理想です。とはいえ、転勤までの限られた時間の中、人数が多いとなかなか難しい場合も。不本意ながらCCやBCCで一斉送信をする場合は、「一斉送信にて失礼いたします」、「一斉送信で送付いたしますことをお詫び申し上げます」など、非礼を詫びたひと言を添えると、丁寧な印象を与えます。
お世話になった人には、個別にメールを出す
とくにお世話になった相手で、直接会いにいくのが難しい場合、一斉送信ではなく、個別にメールを出しましょう。ひとり一人違う文面を考えるのは大変ですが、一緒に仕事をしたときのエピソード、その仕事で得た経験をどう生かしたいかという今後の抱負など、相手との思い出に触れると喜ばれること請け合い。感謝の気持ちもしっかり伝わります。
感謝の言葉を忘れずに！
転勤の挨拶メールでは、転勤するという事実と、異動先や後任者などの情報を伝えることが大切ですが、改めていままでのお礼を伝える機会でもあります。「大変お世話になりました」「ありがとうございました」と、相手に対しての感謝の気持ちを忘れずに入れましょう。異動後も良好な関係を続けることができて、仕事の幅も広がるはずです。
取引先、社内に出す転勤の挨拶メール文例
今までのポイントを踏まえて、取引先と社内それぞれの出すメールの文例を紹介します。転勤の挨拶メールを出すときには、ぜひ参考にしてください。
取引先に送る転勤の挨拶メール
株式会社○○
引用：転勤の挨拶メールの文例（社外向け）（ビジネスメールの教科書／一般社団法人日本ビジネスメール協会）
◇◇◇◇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の○○太郎です。
私ごとではありますが、○月○日（○曜）に
▽▽支店へ転勤することになりました。
◇◇様には、新入社員として初めてご挨拶したときから
温かくご指導いただき、大変お世話になりました。
本来であれば伺って直接ご挨拶するべきところですが
急な辞令のため、メールにて失礼いたします。
なお、後任は以前ご挨拶した
○○花子が担当させていただくことになりました。
引き続き、よろしくお願いいたします。
＜○/○（○）以降の連絡先＞
株式会社△△ ▽▽支店
〒222-2222
東京都○○区○○町3-2-1
03-****-****（tel）／03-****-****（fax）
※メールアドレスは変わりません
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株式会社△△
◎◎部
○○太郎
住所：〒111-1111 東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL：03-****-**** ／ FAX：03-****-****
URL：http://www.example.co.jp
Mail：○○@example.co.jp
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社内に送る転勤の挨拶メール
転勤のご挨拶
引用：転勤の挨拶メールの文例（社内向け）（ビジネスメールの教科書／一般社団法人日本ビジネスメール協会）
◎◎部の皆さん
お疲れ様です。○○太郎です。
○月○日（○曜日）付で本社勤務から▽▽支社へ
転勤することになりました。
本社在籍中は大変お世話になりました。
皆さんと切磋琢磨した経験を糧に
▽▽支社でも邁進したいと思います。
○○県での生活は初めてですが
心機一転いろいろとチャレンジしたいと思います。
出張などで▽▽支社にいらした際は
是非、声をかけてください。
今後とも、よろしくお願いいたします。
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◎◎部 ○○太郎
TEL：03-****-****（内線番号：123）
Mail：○○@example.co.jp
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