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新しい仲間が増えた時に会社がやらなきゃいけない手続きを書き記す。

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投稿者:横川

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世間では、イギリスがEUから離脱で、円高だ、株安だ、これからどうなるんだ。と不安定な世界情勢ですが、不安定だろうが、明日はやってきますし、仕事もやってきます。それでも僕たちは、僕たちができることをやり続けていくしかないんですよね。

さて、今回は、備忘録と言うよりも、新しい人事担当にゼロから説明するのが手間だったので、ブログに記して、読んで引き継ごう作戦です。こんにちわ。先日、ブログでも書きましたが、株式会社リベロでは一緒に働く社員さんを募集しています。

今回の求人の第一弾での入社してもらう2名が本日、無事に入社となりました。星の数ほどある企業の中から、当社を選んでくれて、嬉しいです。

さて、新しく会社に入社した場合、どんな書類が必要になるのでしょうか?当社の場合の実例を基に、ご紹介していきましょう。企業ごとに、書式や様式が変わると思いますが、あくまで一例として、考えてくださいね!

まずはチェックリストを作ってしまおう

従業員を雇用した場合、もしくは退職する場合、会社によって必要な書類が異なると思いますが、チェックリストにしておけば、総務人事が全部確認して、書類を揃えてもらうように促さなくても、受け入れる各部で先に手配してもらえることが多いです。

ですから、人がいなくて大変!な総務人事さんは、まずはチェックリストを作成し、社内にどんな必要書類があるのかを明示しておくことをお勧めします。

ちなみに、当社のチェックリストを公開すると、こんな感じです。

時期 関係書類 本人準備 会社準備 備考
面接時 履歴書(写真添付)
面接時 職務経歴書
面接時 成績証明書 新卒のみ
面接時 卒業見込み証明書 新卒のみ
内定時 採用内定通知書
内定時 入社承諾書
内定時 各種資格証明書  △
入社時 労働条件通知書
入社時 従業員情報登録・変更届
入社時 従業員の個人情報の取り扱いについて
入社時 身元保証書
入社時 誓約書
入社時 機密保持契約書
入社時 年金手帳  ○
入社時 雇用保険被保険者証
入社時 在留カードのコピー 外国人のみ
入社時 健康診断書 採用日以前3か月以内
退職時 退職届
退職時 健康保険証  ○  家族分も

○:必要なもの △:状況によって必要なもの

個別に必要なものをチェックしよう

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まずは、従業員を雇用した場合にやっておかなくてはならない手続き、

・社会保険
・雇用保険

この2つの手続きを行いましょう。

この2つの手続きを行うにあたって、必要な情報は

・社会保険(年金番号/年金手帳にかいてある)
・雇用保険(雇用保険番号/新卒者以外は番号がある)

年金番号と雇用保険番号です。雇用保険番号は、最初に所属した会社で番号が発番され、それをずっと使う形になるはずです。

雇用保険から外れた場合(会社を辞めた場合)雇用保険番号が書かれた雇用保険から外れましたよ。という紙切れを会社からもらえるはずですが、持っていない人も多いです。そんな時は、前職の職場の名前がわかれば、とりあえずは大丈夫です。

新しい会社に迷惑をかけたくない!という律儀な人は、前の会社を退職する際に、雇用保険が喪失した書類をいついつまでにくださいと言いましょう。ハローワークに行けば、即日発行してもらえるものなので、辞める会社の総務人事がハローワークに行くか、行かないかだけの話です。

続いて、労働条件通知書も必要になります。労働条件通知書は、従業員と会社でどんな条件で働くのか?を定めるものですから、立場はフィフティーフィフティーです。

また、個人情報保護について、従業員との約束をしたよ!という書類や、従業員情報は、会社の業務でしか使わないよ。といった、書類を交わすことになります。また、会社の重要な情報を他社へ漏らしませんよ!という約束の書類も必要になります。

いい気分ではないのですが、基本的に人事部門は性善説ではなく、性悪説で書類は作られます。人事担当はその辺を理解しておきましょう。

このように、チェックリストにしてしまうことで、誰でも簡単に業務を行うことができますので社内でチェックリストがない場合は、チェックリストを作りましょう。

まとめ

大手企業の場合、人事は会社の花形部署だと思いますが、ベンチャーの場合は不遇なポジションのような気がします。なぜなら、採用したスタッフが、素晴らしい成果を上げた場合、所属部署の上長の手柄となり、採用したスタッフが残念なスキルだった場合、採用した人事の責任になりますから、マイナス評価はあっても、プラス評価がされにくいんです。

さらに、直接的に利益を生み出す部門でもないので、コスト部門として認識されるケースもあります。ですが、強い会社ほど、人事部門がしっかりと稼働して、会社を強くする人を育てて、採用しています。私たちの会社も、もっともっと採用を強化しないとダメだなと感じた、今回の求人広告でした。

まだまだ、リベロでは一緒に働いてくれる社員さんを募集しています!

東京でくすぶっている人、一緒に働きませんか?

ご応募、お待ちしております。

デューダ、求人広告ページ

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