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【実録、本社移転シリーズ】Vol.4:できる総務はやっている!総務部が本社移転前にやること15選

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単なるオフィスの引越しであれば、家財というか、法人でいうところの什器を移動して終了となりますが、これに本社移転の手続き関係を加えると、非常に面倒な手間がかかります。

毎年発生することでもありませんし、先輩だって、知らないことばかりです。

オフィスを新規出店する場合は、追加でしかないので、各所へ案内状を出せば終了だったりしますが、本社移転ともなると、全く違います。

一般的な契約書だと、本社移転をすると、相手方に書面による通達を必要とする場合もありますよ!(法務担当の方に聞いてみてください)

そんなわけで、絶賛引越し準備中な当社ですが、実務を行っている私たちが、体験していることをお伝えしたいと思います。

これをみて、できる総務部になりましょう!

1.案内状

移転日が決まったら、案内状を手配しましょう。記載する内容は、
・移転先の住所
・移転先の電話番号/FAX番号
・移転日
これに挨拶文があれば、それなりのものになります。

デザインをかっこよくしたいとか、ハガキではなく、レター形式にしたいとか、あると思いますが、その辺はネット上でたくさん事例がありますので、いろいろと参考にしてみてください。

私たちの案内状を貼っておきますので、よければ参考にしてみてくださいね!

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必要書類:移転案内状
印刷を外部に依頼する場合、移転日の1ヶ月前までには発注しておきましょう。

2.案内状リストの作成

続けて、案内状のリストです。

これは、年賀状のリストを転用 しましょう。

プラスアルファで、必要な送付先を各部門へ確認しておきます。

一度、案内状の送付先リストを作ったら、各部門へ送付して、チェックしてもらいましょう。

案内状が多い場合は、印刷、宛名印刷、配送までをワンストップで依頼することもできます。

これを自分たちで対応するのは非常に手間暇がすごいので、アウトソースをしましょう。

必要書類:特になし
全部アウトソースするために、2ヶ月前の発注を目標に動いてみましょう。

3.名刺・封筒・ゴム印の手配

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総務が手配するものはいくつもありますが、本社移転によって作り直すものがいくつかあります。

名刺

まず、名刺を手配するにあたっては、必要な情報が2つあります。

・新住所
・新電話番号

このふたつなのですが、総務担当者が移転を知らされた時点で、住所は決まっていることでしょう。

そこで、新住所が決まった後は、電話番号を取得することになります。一般的には、NTTにお願いをして、番号を発行してもらい、その中から番号を選びます。

電話番号が決まったら、名刺の発注が可能になりますので、名刺を手配しておきましょう。前もって、必要な枚数を聞いておくといいですよ。

そして、引越し日よりも前に、手元に届くようにして、社員へ配ります。

社員は、移転間際のタイミングだと、状況に応じて新住所の名刺と、旧住所の名刺を使い分けるでしょうから、その選択肢を与えておきましょう。

 

封筒

封筒は印刷で手配するのか、既存の封筒にシールを貼って有効活用するのか、判断しましょう。

シールを貼る場合は、自分たちで作るのか、外部に委託するのかも考えます。

あとは、シールを貼る手間も含めて、トータルコストで考えることが大事ですよ!
(夜な夜な、封筒にシールを貼る総務部は、仕事ができないオーラが半端じゃないですよ!)

また、これを機会に封筒に住所を記載しないということを提案してみてもいいかもしれません。

総務部の仕事は「会社にどんなことが起こっても、円滑な業務の遂行」ですから、どんどん提案していきましょう。

 

ゴム印

ゴム印は、アスクルや、印鑑屋さんで手配できます。
住所の部分や、電話番号の部分だけを交換してもいいのですが、万が一、社名とのフォントが異なると、非常にダサいゴム印になりますので、どうせならまとめて手配することをお勧めします。

うちの総務部、仕事できるんだよね!なんて声が聞こえてくるかもしれませんよ!

必要書類:特になし
名刺、封筒、ゴム印は、発注後後1週間程度見ておけば手元に届きます。引越し日の2週間前くらいには発注しておきましょう。
特にゴム印は、移転手続きの書類を書くときに非常に役に立ちます。早めの手配がお勧めですよ。

4.社宅・駐車場など

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駐車場や現在借りている社宅がある場合には、管理している不動産会社へ本社移転の連絡をしましょう。

管理会社さんによって、必要提出書類が違いますので、各管理会社へ確認してみてください。

移転案内のファックスください。で終わる会社もあれば、登記簿謄本を出すように言われる会社もあります。

大手の管理会社ほど、書類を用意するように言われる傾向にありますよ。

ここで忘れがちなのが、火災保険! 一緒に火災保険の会社にも転居の手続きをしておきましょう!

火災保険も、専用の書類が送られてきます。届いたら、記入して返送しましょう。

必要書類:登記簿謄本(コピー可)
※管理会社のルールによります。

5.複合機

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複合機をリース契約している場合、複合機の販社やメーカーさんのサポートセンターへ連絡しましょう。

複合機を移転する場合、

・引越し会社に任せる方法
・複合機のサポートセンターへ任せる方法

と2種類あります。

私たちは、輸送の際に、複合機にトラブルがあっても、すぐに直してもらえるように、複合機のサポートセンターへ任せました。

料金は30,000円でした。(場所や距離によって異なります)

引越し会社にお願いした場合、25,000円の見積もりがでたので、5,000円の差ならば、専業の方々にお願いをしました。安心代という感じでしょうか。

必要書類:特になし
移転の2週間前までには手配した方がいいですよ。

6.ネット回線・プロバイダ

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私たちの会社はフレッツ光なのです。私たちは特殊な例だと思いますが、移転先にはすでにオフィスがあって、その回線を利用するので、インターネット回線は、移転ではなく、解約手続きを行いました。

そして、旧本社での退去の際は、フレッツの契約終了の立会いが必要と言われて、立ち会うことになりました。

この辺も、建物状況などによって、ケースバイケースなので、NTTさん次第という感じですね。

必要書類:特になし
立会いが必要な場合は、NTTとのスケジュール調整がありますので、2週間前までには連絡しておきましょう。

 

私たちは、プロバイダは、朝日ネットさんを利用しています。固定IPを取得するのが、非常に安いので、法人さんで固定IPが欲しい場合は、おすすめです。

旧本社の契約を解除するだけだったので、移転手続きをとっていないので、非常に簡単でした。

必要書類:特になし(解約の場合、解約手続きの書類を送付する必要があります)

7.郵便局

郵便局に集荷を依頼している場合、各局との契約になっているはずです。

この局が変わると、再契約の手続きが必要です。一応、条件は引き継いでもらえますが、いままで出来ていたことが出来なくなったり、金額が変更になったりします。

親方日の丸系の組織なので、ちょっとしたイレギュラー対応もできません。

独占的に信書を取り扱っている企業とは思えませんが、ブーブー言っていても仕方がないので、彼らのルールに従いましょう。

請求書が、紙じゃなくてもいい時代はいつごろ来るのでしょうか・・・

あとは、ついでに転居届しておきましょう。

必要書類:旧本社管内の郵便局との契約解除の書類(後納郵便やビズカードの廃止手続きなど)
新本社管内の郵便局との契約書類(後納郵便やビズカードの手続きなど)
旧本社管轄と新本社管轄の郵便局同士の連携の期間や、なぜか新規登録を受け付ける期間が決まっているようですので、移転が決まったら、すぐに相談した方がいいと思います。

8.銀行

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窓口へ登記簿謄本の原本、印鑑、通帳を持って行きましょう。

登記簿謄本は、コピーではなく、原本を求められます。担当者が付いている銀行でも、登記簿謄本、印鑑証明書が求められます。

各銀行のガチガチのルールに則らないと、絶対に対応してくれませんから、気をつけましょう。

銀行の営業担当がついている場合は、営業担当さんにお願いすれば、書類を持って来てくれますので、その場で記入・捺印すれば、窓口へ行かずとも、移転手続きが完了しますよ!

うちは、メインバンクさんが、来てくれました。

必要書類:登記簿謄本(原本)、印鑑証明書(原本)、印鑑、通帳

9.クレジットカード

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各クレジットカード会社から、転居申請の書類を取り寄せます。

登記簿謄本(コピー可)が必要になります。

指定の書類に、記入、捺印後、登記簿謄本を添付して、送付するだけです。

必要書類:登記簿謄本(コピー可)
指定の書類なので時間がかかります。2週間前には動き始めましょう。

どうでもいい話かもしれませんが、最近、EXPRESS CARDを導入しました。新幹線が、ものすごくラクになりました。未導入の場合は、導入、オススメです。

10.携帯電話

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各通信キャリアのショップや、サポートセンターで対応可能。

ソフトバンクだと、ビジネスコールセンターというセンターがあるので、そこにお願いすれば、即日住所変更が可能です。

ですので、これに関しては、事前にではなく、移転のタイミングで手続きを行いましょう。

11.ウェブサービス

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ネット上のサービスを利用している場合、登録されている住所を変更しておきましょう。

大概は、マイページがあって、その中の住所を変更するだけです。

よくある、ウェブサービスをあげておきます。

アスクル(事務用品購入サービス)
モノタロウ(工具通販サービス)
サイボウズ(グループウェア)
freee(クラウド会計サービス)
MFクラウド会計(クラウド会計サービス)
SmartHR(クラウド労務管理サービス)
MFクラウド請求書(クラウド請求書発行サービス)
転勤ラクっとNAVI(転勤サポートサービス)

必要書類:特になし

12.ファイルサーバーのバックアップ

総務部というよりも、情報システムの担当者が実務を行うことですが、「何でも屋」の総務さんはチェックだけはしておきましょう。

できれば、引越し会社に任せることなく、自分たちで持っていくか、社内にあるサーバーを管理している会社やスタッフに任せましょう。

移動時に、衝撃でデータが破損してしまう「災害」から守るために、引越し日の前日に、最終バックアップを取った上で、お引越し作業をお願いしましょう。

これは、絶対ですよ!

必要書類:特になし
引越し日の前日、業務終了後にバックアップを取ろう!

13.オフィシャルサイトへの掲示

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これも、総務部というよりも、情報システム担当者の担当だと思いますが、総務部がチェックしたり、依頼を出しましょう。

当社の場合は、移転の案内状へのリンクを貼るだけという、手抜き感満載で シンプルに掲示しております。

株式会社リベロ 本社移転に伴う電話番号・FAX番号変更のご案内

必要書類:なし(移転案内状)
社内調整でなんとかなります。オフィシャルサイトを外部の製作会社に任せている場合は、前もってスケジュールを押さえておきましょう。

14.引越しの手配

引越し先の住所と、日程が決まったら、引越し会社を抑えましょう。

3社ほど、相見積もりを取りましょう。もし、簡単に見積もりを取りたいのでしたら、私たちに任せてみてください。

600社以上の上場企業を中心とした法人企業に利用されている「転勤ラクっとNAVI」で培った、法人の引越しのお見積もりを簡単に手配しますよ!

引越し会社を呼ぶ前に、必ず決めておいて欲しいのが、持っていくものの選別 です。

これが決まっていないと、トラックのサイズが決まりません。ですから、ある程度でもいいので、持っていくものを決めておきましょう。

自分で決めれない!という方は、決めることができる人に聞いておきましょう。

忙しくで聞く時間がない場合は、「持っていく荷物リスト」、「捨てる荷物リスト」を用意して、上司に聞いてください。

上司をうまく使うのも、できる総務部の役割ですよ!

15.産業廃棄物の処理

お引越しをするということは、間違いなく、処分品が発生します。もちろん、買い取ってもらえるものは買い取ってもらいましょう。

その上で、買い取ってもらえないものは、処分することになります。

基本的に、法人で発生する処分品は、「産業廃棄物」として扱われます。

引越し会社に処分をお願いしてもいいのですが、引越し会社によっては、受けることができないという場合もありますので、自分たちで処分業者を探しましょう。

もし、必要ならば、買取〜処分までを一括で行う不用品回収業者をご紹介しますので、引越しラクっとNAVIを使ってみてください!

まとめ

えーいかがでしたでしょうか?

実際に我々が行っている作業の中から、総務部がやるべきこと、(やらされる事とも言います)をピックアップしてみました。

本社移転は、本当に大変ですが、無事に乗り越えた先には、「できる総務部」が待っていますから、できる総務部を目指して、がんばりましょう!

長い長いエントリーを最後まで読んでくださり、ありがとうございました!

ちなみに、僕の引越し日の立会いスケジュールは

・引越し会社の立会い
・不用品回収業者の立会い
・パソコンの回収業者の立会い
・NTTのフレッツ廃止工事の立会い
・複合機の移設の立会い
・ガスの元栓を閉める立会い

と、立会いだらけです(笑)

本社移転も、あと少し!がんばりましょう!

本日は、以上です。

【実録、本社移転シリーズ】Vol.1:本社移転が決まったら、最初にやることを公開します。
【実録、本社移転シリーズ】Vol.2:登記申請の際の移転日はいつにすればいいのか?
【実録、本社移転シリーズ】Vol.3:税務署、都税事務所、年金事務所、ハローワーク、労働基準監督署での手続きをしよう!
【実録、本社移転シリーズ】Vol.4:できる総務はやっている!総務部が本社移転前にやること15選
【実録、本社移転シリーズ】Vol.5:我々の失敗から学んで欲しい!法人のお引越しで、担当者がすべきこと。

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